Перш ніж перейти до основних завдань органів реєстрації актів цивільного стану необхідно розповісти про систему органів реєстрації актів цивільного стану Одеського регіону. Для обслуговування громадян в області створено 42 відділи реєстрації актів цивільного стану Головного, районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції зі штатною чисельністю 196 працівників. Крім того, і виконавчий комітет міської ради та 459 виконавчих органів сільських та селищних рад проводять реєстрацію актів цивільного стану.
Правові та організаційні основи діяльності органів реєстрації актів цивільного стану визначені Законом України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" від 24.12.1993 р. Завданнями органів реєстрації актів цивільного стану є:
- забезпечення повної, своєчасної та правильної реєстрації актів цивільного стану;
- внесення до актових записів необхідних змін, доповнень та виправлень;
- поновлення втрачених та анулювання повторно складених актових записів;
- видача громадянам свідоцтв про реєстрацію;
- збереження архівного фонду.
Законом України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" визначено правові та організаційні основи органів реєстрації актів цивільного стану. Що ж таке акти цивільного стану? Це засвідчені державою факти народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, зміни імені. Вони є юридичними фактами, з якими закон пов’язує виникнення, зміну або припинення відповідних прав та обов’язків. Акти цивільного стану підлягають обов’язковій реєстрації в державних органах реєстрації актів цивільного стану.
У 2008 році органами реєстрації актів цивільного стану Одеської області зареєстровано 94 486 актів цивільного стану. На підтвердження кожного факту реєстрації видаються відповідні свідоцтва на бланках єдиного зразку, встановлених Постановою Кабінету Міністрів України.
Першим документом людини від народження є свідоцтво про народження. Реєстрація народження дитини проводиться державним органом реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації народження дитини або за місцем проживання батьків. Якщо батьки дитини не перебувають у шлюбі, то народження дитини може бути зареєстроване за місцем проживання особи, яка визнає себе батьком дитини, якщо з заявою про реєстрацію народження ця особа одночасно подає заяву про визнання батьківства.
Для реєстрації народження дитини батькам не пізніше місячного терміну, від дня народження дитини, необхідно подати до державного органу реєстрації актів цивільного стану медичне свідоцтво про народження дитини, видане закладом охорони здоров’я, паспорти батьків, які посвідчують особи батьків (одного з них), та документ, яки є підставою для внесення відомостей про батька дитини (свідоцтво про шлюб, заява матері, спільна заява матері та батька або заява батька про визнання батьківства).
Необхідно зробити наголос, що статтею 144 Сімейного кодексу України батьків зобов’язано невідкладно, але не пізніше одного місяця від дня народження дитини, зареєструвати народження дитини в державному органі реєстрації актів цивільного стану. У разі невиконання цих обов’язків на батьків покладається адміністративна відповідальність у вигляді штрафу, розмір якого визначається адміністративною комісією.
У 2008 році за несвоєчасну реєстрацію народження дитини органами реєстрації актів цивільного стану Одеської області складено 1200 протоколів відповідно до Кодексу України про адміністративне правопорушення.
Сім’я є первинним та основним осередком суспільства. Відповідно до статті 21 Сімейного кодексу України шлюбом є сімейний союз жінки та чоловіка, зареєстрований у державному органі реєстрації актів цивільного стану. Державна реєстрація шлюбу встановлена для забезпечення стабільності відносин між жінкою та чоловіком, охорони прав та інтересів подружжя, їхніх дітей, а також в інтересах держави та суспільства.
Необхідною умовою для вступу у шлюб є досягнення на день реєстрації шлюбу особами, що бажають зареєструвати шлюб, шлюбного віку. Шлюбний вік для жінок встановлюється у сімнадцять, а для чоловіків у вісімнадцять років. В інтересах особи, яка досягла чотирнадцятирічного віку, судом може бути надано право на шлюб.
Заява про реєстрацію шлюбу подається жінкою та чоловіком особисто до будь-якого державного органу реєстрації актів цивільного стану за їхнім вибором. У разі неможливості з поважних причин особисто подати заяву на реєстрацію шлюбу, у цьому випадку нотаріально засвідчену заяву можуть подати їх представники. Повноваження представників мають бути нотаріально засвідчені.
Шлюб реєструється після спливу одного місяця від дня подання заяви про реєстрацію шлюбу. У виняткових випадках цей термін може бути скорочений керівником відділу реєстрації актів цивільного стану на підставі спільної заяви наречених та документів, які підтверджують наявність поважної причини для його скорочення .
Реєстрація шлюбу за довіреністю чи через представника не допускається. Присутність наречених в момент реєстрації їхнього шлюбу є обов’язковою.
Однією із підстав припинення шлюбу, визначених Сімейним кодексом України, є його розірвання.
Шлюб припиняється внаслідок його розірвання за спільною заявою подружжя або за позовом одного з подружжя на підставі рішення суду.
Порядок розірвання шлюбу державним органом реєстрації актів цивільного стану врегульовано статтями 106 та 107 зазначеного Кодексу.
Подружжя, яке не має дітей, має право подати до державного органу реєстрації актів цивільного стану заяву про розірвання шлюбу.
Реєстрація розірвання шлюбу провадиться за місцем проживання подружжя або одного з них. У цьому випадку реєстрація розірвання шлюбу і видача подружжю відповідного свідоцтва провадиться після закінчення одного місяця з дня подачі подружжям заяви.
Державним органом реєстрації актів цивільного стану шлюб розривається за заявою одного із подружжя, якщо другий із подружжя визнаний безвісно відсутнім, недієздатним або засуджений за вчинення злочину до позбавлення волі на термін не менш як три роки. В даному випадку реєстрація проводиться за заявою одного з подружжя на підставі копії судового рішення про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім або недієздатним внаслідок душевної хвороби чи недоумства або копії вироку суду (виписки з вироку) про засудження його до позбавлення волі на термін не менше трьох років.
Розірвання шлюбу, здійснене за рішенням суду, має бути зареєстроване в державному органі реєстрації актів цивільного стану за заявою колишньої дружини або чоловіка за місцем проживання подружжя або одного з них.
Поряд із радістю людського буття є місце для печалі. Це насамперед втрата рідних, друзів – смерть людини. І сама в ці скорботні дні у рідних та близьких померлого виникають питання пов’язані з оформленням відповідних документів.
Згідно з Сімейним кодексом України смерть підлягає державній реєстрації в органах реєстрації актів цивільного стану за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті або за місцем поховання.
Реєстрація смерті померлих у дорозі (у потягу, на судні, у літаку та інше) провадиться в найближчому органі реєстрації актів цивільного стану.
Заява про смерть повинна бути зроблена не пізніше трьох діб з дня настання смерті або виявлення трупа, а в разі неможливості одержання довідки медичної установи або висновку судово-медичної експертизи чи прокурора – не пізніше п’яти діб.
Із заявою про реєстрацію смерті можуть звернутись родичі померлого, його сусіди, працівники житлово-експлуатаційних організацій та інші особи. в тому числі з адміністрації лікувального закладу, де сталася смерть.
Факт смерті підтверджується лікарським свідоцтвом або фельдшерською довідкою про смерть, виданими лікувальним закладом, рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення громадянина померлим, а також повідомлення з місць позбавлення волі, надісланим разом із лікарським свідоцтвом про смерть.
Одним із завдань покладених на державні органи реєстрації актів цивільного стану є збереження книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг, які є однією із складових частин Національного архівного фонду України.
Книги реєстрації актів цивільного стану складаються у двох примірниках. Перші примірники книг зберігаються у відділах реєстрації актів цивільного стану за місцем їх складання, другі примірники – у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції в Одеській області.
Архівний фонд відділів реєстрації актів цивільного стану Одеської області складає 29561 книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг за період з 1934 року по теперішній час. У відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції в Одеській області зберігається 25278 книг за період з 1934 року включно по 2007 рік.
Для забезпечення збереження книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у приміщеннях відділів реєстрації актів цивільного стану створені необхідні умови для роботи з ними та встановлено спеціальний режим зберігання, який забезпечує найкраще збереження цих книг.
Книги реєстрації актів цивільного стану та метричні книги після 75 років з дня складання передаються відділами реєстрації актів цивільного стану на постійне зберігання до Державного архіву Одеської області.
З 20 грудня 2008 року функціонує Державний реєстр актів цивільного стану громадян (надалі-Реєстр). Вперше у відділах реєстрації актів цивільного стану запроваджено автоматизовану систему з реєстрації актів цивільного стану для формування електронної бази актів цивільного стану. Єдина комп’ютерна база даних Реєстру буде одним із джерел формування Державного реєстру виборців в порядку, визначеному Законом України "Про Державний реєстр виборців". Міністерством юстиції України затверджені терміни внесення до Реєстру відомостей, що містяться в книгах реєстрації актів цивільного стану, які зберігаються в архівах державних відділів реєстрації актів цивільного стану Головного та територіальних управлінь юстиції.
На теперішній час відділами реєстрації актів цивільного стану Одеської області розпочата системна робота щодо унесення відомостей про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть до Реєстру починаючи з 1995 року, у зворотному хронологічному порядку, повертаючись у минуле до 1950 року. Надалі – усі інші актові записи цивільного стану в тому самому порядку, починаючи з 1995 року до моменту впровадження Реєстру. Заслуговує уваги те, що це пов’язане з виконанням відділами реєстрації актів цивільного стану об’ємної роботи.
Відповідно статті 4 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" інформація, яка міститься в актовому запису цивільного стану є конфіденційною, має обмежений доступ та розголошенню не підлягає.
