У зв’язку з набуттям з 1 січня 2010 року нового порядку формування і подачі звітів стосовно сум нарахування страхових внесків до Пенсійного фонду України, що прийнятий постановою правління Фонду № 26-1 від 5 листопада 2009 року, на актуальні питання відповідає начальник відділу персоніфікованого обліку Головного управління ПФУ в Одеській області Валерій Валерійович Кібкало.

– В якому вигляді можна подавати щомісячну звітність в органи Пенсійного фонду України за звітні періоди, починаючи з 2010 року?

По-перше, в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису через центр обробки електронних звітів згідно з Порядком подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженим постановою правління ФУ від 19.04.2007 № 7-7, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27.04.2007 за № 436/13703. У такому разі звіт на паперових носіях не подається.

По-друге, на паперових носіях, завірених підписом керівника/страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації.

По-третє, на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не більше десяти.

– Чи можна надіслати щомісячний звіт поштою до територіального органу Пенсійного фонду України ?

– Відповідно до Порядку № 26-1 від 05.11.2009, звіт на паперових носіях формується у двох примірниках та подається страхувальником до органу Пенсійного фонду за місцем взяття його на облік. Один примірник звіту з відміткою органу Пенсійного фонду про його прийняття зберігається у страхувальника. Таким чином, чинним Порядком № 26-1 від 05.11.2009 не передбачено подання щомісячної звітності поштою.

– У випадку, якщо страхувальник надіслав звіт з використанням електронного цифрового підпису, яким чином його буде повідомлено про прийняття звітності?

– При передачі звітів з використанням електронного цифрового підпису відповідно до Порядку № 7-7 від 19.04.2007, страхувальник одержує відповіді у квитанціях.

– Валерію Валерійовичу, поясніть, будь ласка, якщо юридична особа не здійснює фінансово-господарську діяльність, не має в штаті найманих працівників та, звісно, не нараховує заробітну плату, чи обов’язково подавати „нульові” звіти до органу Пенсійного фонду ?

– У випадку, якщо у страхувальника – юридичної особи відсутні наймані працівники, відсутня фінансово-господарської діяльність, відсутній рух за розрахунковим рахунком, необхідно повідомити про це заявою відповідний орган Пенсійного фонду, де платник перебуває на обліку. Щомісячну звітність у даній ситуації подавати не обов’язково.

– Припустимо, що страхувальник подав звіт за січень15 лютого 2010 р., а потім самостійно знайшов помилку у звіті. Чи може він повторно сформувати та подати виправлений звіт?

– Згідно з п.2.15 – 2.16 Порядку № 26-1 від 05.11.2009, у разі виявлення помилки у звіті страхувальник має право до кінцевого терміну подання цього документа повторно сформувати та подати його до органу Пенсійного фонду за місцем взяття на облік. Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звітності, визначених вказаним Порядком.

– При складанні щомісячної звітності таблиці 5 додатку 4 необхідно заповнювати на всіх працюючих чи лише на тих, кого прийнято або звільнено у звітному місяці?

– Відповідно до методичних роз’яснень, таблиця 5 «Трудові відносини застрахованих осіб» призначена для реєстрації застрахованих осіб в системі персоніфікованого обліку відомостей. Таблиця 5 подається страхувальником у разі, якщо протягом звітного періоду:

– було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою;

– відбулися зміни у прізвищі, імені, по батькові або в ідентифікаційному номері застрахованої особи.

У випадку, коли за даними кадрової служби страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод або не відбулося змін у прізвищі, імені, по батькові або в ідентифікаційному номері застрахованих осіб, таблиця 5 додатку 4 не формується та не подається до органу Пенсійного фонду.

– Якщо «Індані» за 2009 рік подані вірно, а виявилося, що необхідно провести «коригування» (збільшення страхових внесків) за формою згідно з додатком № 23 за період до 2010 року, як і в яких формах провадиться зазначене «коригування»?

– Зазначене коригування за сумами, на які збільшено страхові внески у зв’язку з виправленням помилки (донарахування страхових внесків) здійснюється у таблиці 1 додатку 4 та в таблиці 7 додатку 4 (з типом нарахувань "04").

– Що Пенсійний фонд робить для полегшення навантаження, що ляже на плечі бухгалтерів при формуванні і поданні щомісячних звітів?

– Ми пропонуємо безкоштовну програму "АРМ – Звіт страхувальника" для підготовки звітів в електронному вигляді. На жаль, сьогодні ще не всі роботодавці Одеського регіону оцінили переваги подання звітності в такому варіанті. Адже він дозволяє не тільки підготувати звіт в електронному вигляді, але передати його до Пенсійного фонду безпосередньо зі свого робочого місця.

Справді, подання звітності в електронному вигляді дозволяє зменшити час на підготовку та подання звітів страхувальником захистити від випадкових помилок при формуванні електронного звіту і, як наслідок, запобігти більшості штрафних санкцій. За нової схеми роботодавцю не треба самостійно відслідковувати всі поточні зміни законодавства у формах звітності. Крім того, це імідж прогресивної організації, що розуміє важливість і ефективність комп'ютеризації.

Зі свого боку, територіальні органи Пенсійного фонду України постійно подають відповідну консультаційну допомогу страхувальникам. Головне, не відкладати на останні дні терміну подання звіту, а це вже розв’язання однієї з проблем.

– Валерію Валерійовичу, наскільки я розумію, зміни в звітності досить відчутні. Де страхувальники можуть з ними ознайомитися?

– В управліннях Пенсійного фонду України в Одеській області розгорнута широка роз’яснювальна робота. Так, починаючи з грудня минулого року, Головним та підвідомчими управліннями здійснено 74 виступи по телебаченню та місцевому радіомовленню, в обласних, міських та районних газетах надруковано 95 статей, проведено 328 семінарів, в яких взяли участь понад 8 тисяч відвідувачів. Також, у підвідомчих управліннях постійно оновлюються спеціальні стенди, на яких розміщені матеріали з питань подання щомісячної звітності.

У разі виникнення запитань під час формування та подання щомісячної звітності, просимо звертатися до відповідних територіальних управлінь, де спеціалісти надають кваліфіковану консультацію.