Відповідно до постанови правління ПФУ від 19.04.2007 р. № 7-7 Ви можете подавати звіти до Пенсійного фонду в електронній формі через мережу інтернет.

Якщо ви будете подавати звіти в електронній формі, вам не потрібно буде друкувати звіти та їх підписувати, вам не потрібно буде приходити до органу Пенсійного фонду для здачі звіту.

Для того, щоб мати змогу здавати звіти до Пенсійного фонду у електронному вигляді необхідно:

– мати доступ до мережі інтернет;

– придбати ключі електронного цифрового підпису в одному з акредитованих центрів сертифікації;

– укласти безоплатний договір з центром обробки електронних звітів Пенсійного фонду;

– у письмовому вигляді в довільній формі повідомити управління Пенсійного фонду про бажання подавати звіти в електронній формі.

Відповіді на найактуальніші запитання стосовно подання звітів страхувальників до Пенсійного фонду в електронній формі.

1. Що дає система здачі звітності в електронній формі бухгалтеру, керівнику підприємства?

– Скорочує час підготовки звітів приблизно в 3-4 рази;

– в звіті значно зменшується кількість помилок, крім того, звіт складений відповідно до вимог, як наслідок – виключення більшості штрафних санкцій;

– подання звітності без черги, не відвідуючи територіальні органи ПФУ;

– немає необхідності в підтвердженні даних електронних звітів у паперовому вигляді;

– відсутня потреба самостійно відслідковувати всі поточні зміни законодавства у формах звітності;

– можливість надавати звіт з 9-ї до 22-ї години;

– імідж прогресивної організації, що розуміє важливість і ефективність комп’ютеризації.

2. Чи відрізняються терміни подання електронної звітності до Пенсійного фонду від термінів подання звітності в паперовій формі?

– Відповідно до п. 3 «Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі», затвердженого Постановою правління Пенсійного фонду України 19.04.2007 р. № 7-7, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 27 квітня 2007 р. за № 436/13703 (надалі – Порядок), для електронних звітів встановлюються звітні періоди та терміни подання, визначені законодавством для відповідних звітів у паперовій формі.

Центр обробки електронних звітів приймає звітність з 9.00 до 22.00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів. Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції про одержання електронного звіту.

3. Який статус має електронний звіт?

– Належним чином оформлений електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий;

– оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Копією документа на папері є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

4. Чи є подання звітності до Пенсійного фонду України в електронному вигляді обов’язковим?

– Звітність може бути надана органу Пенсійного фонду України за добровільним рішенням платника страхових внесків в електронній формі з умовою дотримання чинного законодавства, що регулює ці питання відповідно до п. 11.11 п. 11 «інструкції про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України», затвердженої постановою правління Пенсійного фонду від 19.12.2003 р. № 21-1, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.01.2004 р. за № 64/8663 (далі – інструкція 21-1).

5. Який порядок подання страхувальниками звітності в електронній формі до Пенсійного фонду?

– Згідно з Порядком страхувальник, який виявив бажання надавати звіти в електронній формі, листом довільної форми інформує про це управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де він зареєстрований як платник страхових внесків.

Страхувальник надає центру обробки електронних звітів завірені власною печаткою копію вищевказаного листа та копію розпорядчого документа щодо визначення посадових осіб, яким надане право накладання електронного цифрового підпису (надалі – ЕЦП) на електронний звіт.

Центр обробки електронних звітів укладає із страхувальником договір про обслуговування у системі подання електронних звітів. Цей договір визначає права і обов’язки сторін, порядок вирішення спорів, а також встановлює особливості інформаційного обміну під час подання електронних звітів.

Після укладання договору із страхувальником центр обробки електронних звітів інформує про це управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де страхувальник зареєстрований як платник страхових внесків.

Формат електронного звіту визначається Пенсійним фондом України. Формати всіх форм електронних звітів оприлюднюються на WEB-сторінках Пенсійного фонду України та центру обробки електронних звітів.

Після підготовки страхувальником електронного звіту на нього накладаються ЕЦП посадових осіб страхувальника.

Після накладання ЕЦП страхувальник здійснює шифрування електронного звіту та направлення його до центру обробки електронних звітів через телекомунікаційні канали загального користування. Другий примірник електронного звіту зберігається у страхувальника.

У разі ненадходження квитанції про одержання електронного звіту неможливості її розшифрування або перевірки ЕЦП, а також у разі виявлення помилок та (або) надання уточнень, страхувальник має право подати електронний звіт повторно або надати звіт на паперових носіях до управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де страхувальник зареєстрований як платник страхових внесків.

6. Хто повинен підписувати звітність до Пенсійного фонду в електронному вигляді?

– Згідно з п. 3.3.1 п. 3 Порядку після підготовки страхувальником електронного звіту на нього накладаються ЕЦП посадових осіб страхувальника у такому порядку: першим – ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим – ЕЦП керівника (директора), третім – ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки страхувальника.

При відсутності у страхувальника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб страхувальника накладаються у такому порядку: першим – ЕЦП керівника (директора), другим – ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки страхувальника.

7. Що є підтвердженням прийняття звітності, поданої в електронному вигляді?

– Згідно з п. 3.3.2 п. 3 Порядку після одержання від страхувальника електронного звіту центр обробки електронних звітів здійснює його розшифрування, перевірку цілісності електронного звіту шляхом перевірки ЕЦП, виконує перевірку відповідність електронного звіту встановленому формату та формує квитанцію про одержання електронного звіту. У зазначеній квитанції у текстовому форматі визначаються реквізити одержаного електронного звіту, відповідність формату електронного звіту, результати перевірки ЕЦП, дата та час одержання електронного звіту та дані про відправника квитанції. На квитанцію накладається ЕЦП центру обробки електронних звітів і здійснюється її шифрування. Квитанція надсилається страхувальнику телекомунікаційними засобами загального користування. Другий примірник квитанції зберігається в центрі обробки електронних звітів.

Електронний звіт не вважається одержаним у відповідності до вимог Порядку, якщо страхувальник не отримав квитанції про одержання електронного звіту або отримав зазначену квитанцію, що містить інформацію про неправомірність накладених електронних цифрових підписів страхувальника або невідповідність затвердженому формату електронного звіту.

8. Протягом якого часу страхувальник повинен отримати квитанцію про одержання звіту центром обробки електронних звітів?

– Відповідно до п. 3.2 п. 3 Порядку, у разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання.

У разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів після 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.

9. Який із звітів вважається чинним, якщо страхувальником подано декілька звітів за один звітний період?

– Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення визначених законодавством термінів подання відповідної звітності.

Детальну інформацію щодо подання звітності у електронній формі, умови договорів та перелік акредитованих центрів сертифікацїї ключів можна отримати в управлінні ПФУ в Приморському районі м. Одеси, за адресою: провулок Світлий, 8, кабінет 3.