Одним із принципів нотаріального права та обов’язків нотаріусів, передбачених ст. 5 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон про нотаріат) є зберігання в таємниці відомостей, одержаних ними у зв’язку із вчиненням нотаріальних дій, тобто забезпечення конфіденційності взаємовідносин нотаріуса та осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія.
Нотаріус зобов’язаний зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо його діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія, або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась. Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється також на осіб, яким про вчинення нотаріальних дій стало відомо у зв’язку з виконанням службових обов’язків чи іншої роботи, на осіб, залучених для вчинення нотаріальних дій у якості свідків, та на інших осіб, яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці.
Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці покладає на нотаріуса та вищезазначених осіб відповідальність, і інколи досить важко пояснити окремим «компетентним» органам чи іншим особам, що не надання інформації зовсім не є примхою нотаріусів.
Вимога додержання таємниці нотаріальних дій полягає в тому, що нотаріальні дії належить виконувати виключно в присутності зацікавленої особи (осіб), і лише у випадку необхідності – в присутності тих, хто їм допомагає (представників, перекладачів, громадян, які підписують документи за хворих або неписьменних і т.д.). Ніхто із сторонніх осіб не повинен спостерігати за ходом нотаріальної процедури. Цю вимогу нотаріус зобов’язаний виконувати незалежно від того, здійснює він нотаріальну дію в приміщенні контори чи за її межами. Відповідно учасники нотаріального процесу мають право наполягати на створенні умов, які виключатимуть розголошення відомостей, які вони збираються тримати в секреті.
Але правило додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій не поширюється безпосередньо на самих заінтересованих осіб. Вони можуть повідомляти будь-кому про вчинені ними нотаріальної дії.
Обов’язок зберігати таємницю вчинення нотаріальних дій лежить в основі діяльності й запобігає можливості настання несприятливих наслідків у разі порушення таємниці. Порядок надання інформації та відомостей про вчинені нотаріальні дії чітко визначений статтею 8 Закону про нотаріат.
Довідки про вчинення нотаріальних дій та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи, щодо якої вчинялась нотаріальна дія, чи визначення її померлою, довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою, опікун, призначений для охорони спадкового майна безвісно відсутнього, має право отримати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу. У письмових вимогам вищезазначених органів обов’язково має міститися інформація про відповідну справу, зокрема номер справи, дата, обставини тощо. До офіційного порушення справи запити про нотаріальні дії робитися не повинні.
На обґрунтовану письмову вимогу органів державної податкової служби нотаріусом надаються довідки про суму нотаріального посвідчення договорів, які необхідно для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування. Такі довідки надаються протягом 10 робочих днів.
Довідки про наявність складеного заповіту та витяги із спадкового реєстру за виключенням заповідача видаються тільки після смерті заповідача.
За законом громадянин має право в будь-який час змінити, доповнити або відмінити складений заповіт. Правові наслідки за заповітом настають лише після смерті заповідача, тому до того часу ніяких довідок про заповіт нотаріуси не мають права видавати. Зазначених у заповіті спадкоємців неможливо визнати особами, відносно яких вчинено нотаріальну дію, відповідно вони не мають права отримувати інформацію відносно себе. Це також поширюється на запити органів дізнання, слідства тощо. Таке право спадкоємці отримують лише з моменту відкриття спадщини, тобто після смерті заповідача.
Як уже зазначалося вище, особи, винні в порушенні таємниці вчинюваних нотаріальних дій, несуть відповідальність у порядку, встановленому чинним законодавством України. Проте необхідно наголосити, що нотаріальна дія не може бути скасована лише з мотивів недодержання таємниці її вчинення. Правовим наслідком недодержання таємниці вчинення нотаріальних дій є притягнення винних нотаріусів та посадових осіб, які вчинювали відповідні нотаріальні дії, до встановленої законодавством відповідальності. Порушення нотаріусом таємниці вчинення нотаріальних дій є підставою для анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю (ст. 12 Закону про нотаріат).
Додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій є одним із важливих правил діяльності нотаріуса, що забезпечує його авторитет і перешкоджає виникненню несприятливих наслідків для осіб, які звернулись до нотаріуса. Це не лише порушення законності, а й аморальний вчинок нотаріуса, бо особи, які звернулися до нотаріуса, часто відкривають йому найпотаємніше, заповітне, впевнені в тому, що таємниці їхньої бесіди буде дотримано.
