Нотаріальне посвідчення угод найбільш оптимально захищає права та інтереси осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
Вчиняючи нотаріальні дії за участю юридичних осіб, а саме посвідчуючи правочини (довіреності, договори, тощо), нотаріус зобов’язаний перевірити обсяг цивільної правоздатності юридичних осіб, які беруть участь у правочині. Перевірка цивільної дієздатності також є необхідною.
Стаття 44 Закону України «Про нотаріат» регулює порядок перевірки цивільної правоздатності та дієздатності юридичних осіб, перевірки повноважень представника фізичної або юридичної особи, встановлення намірів сторін щодо вчинення правочину. При перевірці цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи нотаріус зобов’язаний ознайомитися з установчими документами, свідоцтвом про державну реєстрацію, витягом з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців цієї юридичної особи та перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності. Установчими документами юридичної особи є рішення про його утворення, статут, установчий договір. В установчих документах зазначається мета та предмет господарської діяльності юридичної особи, склад, компетенції його органів управління, порядок прийняття ними рішень. При ознайомлені з установчими документами нотаріус визначає компетенцію органів управління юридичної особи, а також порядок прийняття ними рішень і здійснення дій.
У разі наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів, він може витребувати від юридичної особи, державного реєстратора, органів державної податкової служби, інших органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, згідно із ст. 46 Закону України «Про нотаріат».
При посвідченні правочину від імені юридичної особи виступає представник, який і надає всі необхідні документи нотаріусу, а також підписує правочин. Особистість представника юридичної особи встановлюється за паспортом. Таким представником може бути керівник юридичної особи, або фізична особа, яка діє на підставі довіреності. Для перевірки повноважень представника нотаріусу подається довіреність або інший документ, що надає йому право виступати від імені юридичної особи. Дійсність довіреності, яка посвідчена нотаріально перевіряється нотаріусом за допомогою Єдиного реєстру довіреностей. Якщо від імені юридичної особи діє керівник, нотаріусу подається документ, що підтверджує його посаду, а саме: посвідчення керівника, наказ. Також необхідно представити рішення уповноваженого органу юридичної особи про вчинення правочину, якщо керівник не вправі самостійно ухвалювати подібні рішення.
У разі наявності сумнівів щодо уповноваженого представника, а також його цивільної дієздатності та правоздатності нотаріус має право зробити запит до відповідної фізичної чи юридичної особи, для надання необхідних документів.
Відповідно до положень Цивільного кодексу України, юридичні особи мають право створювати філії, представництва. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи. В такому випадку, нотаріус повинен ознайомитись з положенням відокремленого підрозділу, затвердженого юридичною особою та іншими документами, якщо вони передбачені господарським кодексом.
У випадку, якщо угода, проведена від імені юридичної особи, суперечить цілям і (або) предмету діяльності, зазначеним у його установчих документах, нотаріуси відмовляють у здійсненні нотаріальної дії. Якщо така угода пов’язана зі здійсненням діяльності, на заняття якої необхідне одержання ліцензії, то нотаріус перевіряє її наявність.
Можливо навести приклад з нотаріальної практики. При посвідчені договору купівлі-продажу підприємства як цілісного майнового комплексу, треба відмітити відмінність від продажу акцій, часток господарчих товариств. При продажу підприємства у власність покупця переходить безпосередньо майновий комплекс, а при продажу часток, акцій – право на частку в цьому майні, а сам майновий комплекс, залишається власністю тієї ж комерційної організації, тобто змінюється лише склад учасників товариства.
